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  • 资料记录管理程序-表格模板记录管理程序,1.目的： ,确保集团各项记录之完整性，并被妥善保管，需要时能迅速调阅，并作为日后追溯的依据。,2.范围：,适用于集团体系所有记录。,3.术语：,记录：管理体系运行过程中证明管理体系运行有效的证明，如生产过程的记录（品质检查记录、工艺参数检验记录），开发过程的记录。,4.职责:,4.1 技术中心文控负责各中心记录的标识、归档、保存、借阅、作废；,4.2 各公司文控负责本公司记录的标识、归档、保存、借阅、作废；,4.3 记录填写人负责记录的编号。,5.流程:,工作流程担当人表单/道具二/三级文件重点说明,1.1 记录填写要正确、完整、清晰，如有不要填写的项目，可在该栏内以“/”或“N/A”表示；,1.2 各种记录填写的内容需更改时，应由更改者在更改处签字/章。,2.1 对于物流（收发存）过程记录，如送料单，领料单等应进行顺序编号；,2.2 对于非物流过程记录可根据具体情况进行编号；,2.3 对于无表单格式的文件，记录填写人应在记录上识别记录保密等级。,相关人员,文控员,记录表单集,记录分类清单,记录移交清单3.1 各部门根据“记录表单集”进行记录表单发行、版次、修订、来源属性、保存期限、机密度等要求进行控制；,3.2 各中心的记录由相关人员填写“记录分类清单”，技术中心文控员确认后填写“记录移交清单”进行归档；,3.3 各公司的记录由相关人员填写“记录分类清单”，文控员确认后填写“记录移交清单”进行归档；,3.4 由各软件系统形成的记录直接在软件系统中存档，软件系统管理员应做好备份；,3.5 外部获得的记录，如各类证书，三同时报告，环评报告应于收到两个工作日进行归档。,文控员记录清单归档目录,,标签标识4.1 记录保存场所要求防火、防潮、防蛀等要求，并用标签标识；,4.2 记录保存期限按“记录清单归档目录”进行；,4.3 对于安全件相关的生产和品质记录应保存15年；,4.4 生产件批准，工装记录，APQP记录，采购订单和更改记录为生产和服务有效期加上一个日历年；顾客指定的检验记录应保持，计量性数据要有测量值，记录保存时间为形成记录的当年加上一个日历年；内审和管理评审的记录应保存3年。,部门主管,总助,申请人,文控员文件记录借阅申请单,文件记录查阅借阅一览表5.1 普通记录借阅由部门主管以上批准，密级记录由总助以上批准，机密记录由副总以上批准；,5.2 借阅时，申请人填写“文件记录借阅申请单”，借出时，文控员填写“文件记录查阅借阅一览表”；,5.3 记录一般不得带出文控室，特殊情况时由总助以上批准。,文控员记录销毁登记表6.1 文控员对保存期限到期的记录进行作废处理，填写“记录销毁登记表”。,6.附加信息:,6.1 记录的密级管理按照《密级管理指南》执行。,7.相关文件:,无,8.附件:,8.1 记录表单集,8.2 记录分类清单,8.3 记录移交清单,8.4 记录清单归档目录,8.5 文件记录查阅借阅一览表,8.6 文件记录借阅申请单,8.7 记录销毁登记表,8.8 标签标识,,记录表单集,序号表单编号表单名称发行日期记录部门版次修订日期来源属性保存期限存档部门机密度备注,注意事项：蓝色部分如果是集团通用则注明“集团”，如果是公司自行设计则注明“公司名称”，如果是顾客提供并要求填写的记录则注明“顾客名称”，以此类推。,,记录分类清单,收集时间：从**年**月**日至**年**月**日止,序号表单编号表单名称部门产生日期流水号保存期限备注,核准：编制：,,记录移交清单,序号表单编号表单名称送交部门送交人接收人移交日期备注,,记录清单归档目录,归档编号表单编号流水号表单名称归档日期保管年限送交人接收人橱号备注,,文件记录查阅借阅一览表,序号日期归档编号文件/记录名称查阅/借阅,（写查或借）查阅人/借阅人归还日期,（借阅需填写）归还与否,（未归还不用填）备注,,文件记录借阅申请单,序号归档编号文件/记录名称申请部门申请人部门主管申请日期备注,文件记录保管部门领导意见,文件记录保管部门领导签字/日期： ,批准：保管人：申请人：,流程：申请人提出申请→保管部门领导批准→保管人处办借阅手续。,填写事项：假如表中蓝色部分为空白，则划出“N字形”并标明“以下空白”字样。,文件记录借阅申请单,序号归档编号文件/记录名称申请部门申请人部门主管申请日期备注,文件记录保管部门领导意见,文件记录保管部门领导签字/日期： ,批准：保管人：申请人：,流程：申请人提出申请→保管部门领导批准→保管人处办借阅手续。,填写事项：假如表中蓝色部分为空白，则划出“N字形”并标明“以下空白”字样。,,记录销毁登记表,序号归档编号记录名称份数销毁原因销毁方式销毁日期执行人监督人,批准：审核：编制：,,
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