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  • 文件管理程序-表格模板文件管理程序,1.目的： ,规定集团文件的控制方法，使文件随时处于受控状态，确保对体系有效运行起重要作用的各个场所都使用有效版本，防止文件泄密给非相关部门或人员。,2.范围：,适用于集团体系运行所有文件的控制。,3.术语：,3.1 管理体系文件：,3.1.1 包括手册、程序书、管理指南/规范/标准、规章制度、表单；,3.2 技术文件：,与生产、技术、检验有关的图面、工程标准、检验规范；,3.3 外来文件,包括书籍、法律法规、有关产品的国际/国标或行业的标准；顾客及供方提供的文件；,3.4 电子文件 ,指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅 读、处理，并可在通信网络上传送的文件；,3.5 四级文件：采用目前已有表单形成的文件，如控制计划，FMEA，过程流程图等。,4.职责:,4.1 集团总裁负责集团管理手册及集团程序文件的批准；,4.2 集团管理者代表负责集团管理手册及集团程序文件的审核，负责集团通用管理指南的审核与批准；,4.3 对于各公司特性的管理指南，由各公司自行编制，并提交各公司（副）总经理批准；,4.4 集团企管中心是集团管理体系文件的归口管理部门，负责组织完成集团管理手册、程序文件、管理指南的编制、发行、修改、回收和销毁；,4.5 集团企管中心负责各公司特性管理指南清单的审查，检索工作；,4.6 集团企管中心信息部负责提供计算机设备与设施，以保证管理体系文件和记录以电子媒体的方式进行安全、高效地传递和保存；,4.7 各公司须按本程序相关规定，实施文件控制；各公司负责相关文件的收集、编制、更改及实施。,5.流程:,工作流程担当人表单/道具二/三级文件重点说明,集团管理者代表,文件编写人新建文件审批表,,附录A1,附录A2,附录A3,附录B密级管理指南,技术文件管理指南1.1 集团管理手册、程序文件和通用管理指南在集团管理者代表的主持下，由集团企管中心组织进行编制；,1.2 对于集团特性管理指南，各公司编制单位须填写“新建文件审批表”，交集团管理者代表审查，在确认必须的情况下，由各公司自行进行编制，但需上报企管中心进行备案；,1.3 管理手册的书写格式见附录A1、附录A2、附录A3，程序文件和管理指南（含各类标准）的书写格式见附录B；,1.4 四级文件按对应的表单进行编写；,1.5 文件编写人按《密级管理指南》定义《技术文件管理指南》等文件的密级。,集团管理者代表,各公司主管,部门主管,项目主管2.1 集团管理者代表审核集团管理手册、程序文件和通用管理指南的；,2.2 各公司编制部门主管审核各公司特性的管理指南；,2.3 四级文件审核和批准由编制部门主管或项目主管进行。,集团总裁,集团管理者代表,各公司(副)总经理,部门主管,项目主管3.1 集团总裁负责集团管理手册及集团程序文件的批准；,3.2 集团管理者代表负责集团通用管理指南的批准；,3.3 各公司（副）总经理负责本公司特性管理指南/作业标准的批准；,3.4 部门主管或项目主管对四级文件进行批准。,编写人附录C5.1 管理体系文件编号由企管中心负责编制，并统一进行编号，具体见附录C；,5.2 涉及项目的四级文件，由编写人根据零件编号+两位顺序号进行编号。,拟定部门,企管中心,文控员文件存档、分发审批表,文件管制一览表PDM业务手册6.1 管理体系文件由拟定部门填写“文件存档、分发审批表”,经相应主管审批后，把文件及审批表移交企管中心,企管中心对接收到的文件，填写“文件管制一览表”；,6.2 涉及项目的文件采用PDM系统归档，具体按PDM业务手册；,6.3 文控员应对文件的版本和密级进行确认。,企管中心,各公司文控员文件存档、分发审批表,文件分发签领记录表,,资料发行专用章6.1 企管中心对生效的适用版本管理体系文件在集团内部网、相关体系专栏中动态维护(该栏目的文件,使用单位只能阅读,不能修改,并由企管中心备份文件)。 ,6.2 集团各部门如需打印文件作为工作指导，向集团企管中心提出申请，填写“文件存档、分发审批表”，由企管中心统一打印后，在每页的右下方加盖红色的资料发行专用章，发使用部门并在“文件分发签领记录表”上做好文件发放登记。各公司文控员应做好文件的控制工作，防止失效文件被误用。,6.3 国外公司，如需纸质文件作为工作指导时,无需向集团企管中心提出申请,可直接打印公司内部网页上相应受控文件,但必须自行做好文件控制工作，以防止失效文件的误用；,6.4 非受控文件不做任何受控状态标识，修改时不通知此文件持有者（如提供给其他外部有关单位或个人的文件，认证公司除外）。,企管中心,文控员7.1 管理体系文件的使用者如因故造成文件的破损或丢失，由所属公司的文控员向集团企管中心申请补发，对于破损的文件，申请补发的文控员须将原文件销毁，集团企管中心需做好发放记录；,7.2 四级文件文件的使用者如因故造成文件的破损或丢失，向公司文控申请补发。,企管中心,部门主管,项目主管文件修改审批表8.1 当发现管理体系文件在运行中需补充或修改时，由原文件编制单位负责人填写“文件修改审批表”，说明修改的理由并提供有关证据。企管中心识别修改的需要，若提出的修改项继续实施会造成错误的行为或结果，应立即修改；若修改仅涉及文字、格式等，不会影响体系的正常运行，可在下一次修改中一并处理；,8.2 修改后文件的审批按文件新建时的流程进行，文件修改获得批准后，由原文件编制单位依据“文件修改审批表”批准的内容实施更改，文件更改后需进行版本的更新，如果文件经多次修改或需进行大幅度的修改时应进行换版；,8.3 当文件修改或换版引起相关文件修改时，由该相关文件的起草单位对文件及时作出相应的修改，文件修订或新文件生效同时企管中心须以Email的形式通知集团总部各相关部门及各公司；,8.4 修改前的文件资料应由企管中心负责保存；,8.5 四级文件修改可由原部门相关人员进行，部门主管或项目主管审批。,企管中心,公司文控员9.1 集团各公司文控员接到文件更新或废止通知后，应及时将纸质的失效文件收回并销毁，同时将销毁记录上报企管中心；如需保留，则必须做好“作废”标识，另行存放，以防误用； ,9.2 失效文件销毁后，如需打印/邮寄新版文件作为工作指导，需重新向企管中心提出申请；如因工作性质需要长期使用纸质文件时，需求部门需向企管中心说明，以便在文件更新通知下发同时，有效版本文件被发放到使用部门。,6.附加信息:,无。,7.相关文件:,8.1 密级管理指南,8.2 技术文件管理指南,8.3 PDM业务手册,8.附件:,8.1 新建文件审批表,8.2 文件管制一览表,8.3 文件存档、分发审批表,8.4 文件分发签领记录表,8.5 文件修改审批表,8.6 附录A1,8.7 附录A2,8.8 附录A3,8.9 附录B,8.10 附录C, ,,新建文件审批表,文件编号文件名称,编,,制编制说明（需要时）：,,,,, 编制人： 审核人： 日期：,会,,,,,,签会签单位会签意见会签人日期,编制部门对会签意见的说明：,,,,,, 编制部门审核人： 日期：,批,,,准 批准人： 日期：,审,,查 审查人： 日期：,, 文件存档、分发审批表 □存档 □分发 ,序号文件编号文件名称页数版次拟订人/顾客名称,存档日期 年 月 日,分发部门,份数,分发部门,份数,文件分发性质□新 □换版 □更改 □原图要求分发日期年 月 日,备注：,申请部门申请人,主管审核或（副总批准）：, 审核人： 年 月 日,,文件修改审批表,文件编号文件名称版本/修改次第,修,,,,,,,改修改理由：,修改内容（如有必要，可用附件描述）,修改处的页码修改前的内容修改后的内容,涉及修改的其他文件：,,,, 修改申请者： 日期：,会,,,,签会签单位会签意见会签人签字日期,审,,,,查审查结果：, , □不采纳 □换页 □换版 □新文件替代,, 审查意见：, , , 审查者： 日期：,批,准 批准者： 日期：,备,注,,6.1 程序文件编号：6.2 管理指南（含标准）编号：,MPWI,程序书代号程序流水号（001，002，……）公司代码,-3位指南流水号（001，002，……）,集团文件编号不包括公司代码，以WI开头,6.3 表单编号：,6.3.1 程序文件引用表单编号：6.3.2 管理指南引用表单编号：,MPRWIR,程序流水号（001，002，……）表单流水号公司代码,-3位指南流水号（001，002，……）表单流水号,集团表单编号不包括公司代码，以WIR开头,6.4 体系文件的管理文件编号：,公司代码-3位，例001代表宁波信泰发文部门代码发文年份-2位，例08代表08年发文月份-2位，例05代表5月份当月发文的文件份数-2位，例02代表当月的第2份,6.5 涉及项目的技术文件编号：,零件编号，具体按立项申请表为准流水号,6.6代码：,6.6.1 公司代码：,6.6.1.1 集团总部用00表示：,6.6.1.2 集团公司编码如下：,公司名称公司名称,BU-001001BU-018018,BU-002002BU-019019,BU-003003BU-020020,BU-004004BU-021021,BU-005005BU-022022,BU-006006BU-023023,BU-007007BU-024024,BU-008008BU-025025,BU-009009BU-026026,BU-010010BU-027027,BU-011011BU-028028,BU-012012BU-029029,BU-013013BU-030030,BU-014014BU-031031,BU-015015BU-032032,BU-016016BU-033033,BU-017017BU-034034,6.6.2 发文部门代码：,部门代码采用两位阿拉伯数字表示。对于集团总部，部门代码如下：,部门名称部门名称,经营委员会01投资者关系部10,业务中心02总裁办11.0,运营办04战略管理部12.0,信息技术总部03华东一区13,采购中心05华东二区14,人力资源总部06华东三区15,财务总部07华南区16,技术中心08中西区17,审计监察部09北方区18,研究所19,6.7 说明：,6.7.1 对于已建立体系的公司，暂不实行上述体系文件编号原则，如果是新建立体系的公司需实行本编号；,6.7.2 各单位行政性管理文件的编号需实行本编号原则，但只适用于二级单位（含）及以上单位签发文件。
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