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财务档案管理办法

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  • 财务档案管理办法-表格模板财务档案管理办法,1.目的： ,1.1 规范财务档案的管理，保证完整无缺、存放有序、方便查找，符合法律法规要求；,1.2 控制重要财务信息，保证信息安全，防止信息泄密。,2.范围：,敏实集团附属公司、共同控制公司、联营公司财务档案。,3.指导原则:,NO必要事项/流程简图担当人重点说明/计算公式,1.01.1 财务部门应设立兼职的档案管理员，督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统、准确：,1.1.1 会计凭证类必须附有完整的的附件，在次月20日前完成归档；,1.1.2 财务报告、账簿类、其它类根据公司实际情况确定归档，但在次年1月底前必须完成归档；,1.1.3 正常原因不能归档装订成册的财务资料也应按一定的方法完整保存。,2.02.1 详见5.1。,3.03.1 财务以外的部门查询财务档案须经财务主管同意方可由财务档案管理员提供查阅；查询信息直接或间接提供给外单位或者需调档外借的，应填写“财务档案调档审批表”，经过审批后方可办理；,3.1.1 会计凭证一律不得外借，如因特殊原因需要使用原始凭证时，可提供复印件，办理手续视同调档外借；,3.1.2 查阅和复制财务档案时严禁在档案上涂画、拆封和抽换，并应做好登记。,4.0财务主管,单位主管,财务中心总经理4.1 集团数据由财务中心总经理审批；各公司数据由单位主管审批。,5.0查询人5.1 查询人应在“ 财务档案查询登记簿”上登记。,6.06.1 财会档案的保管期限分为永久、长期、短期三类，保存年限详细见“5.2”。各种财会档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起；档案案卷原则上保持原卷册的封装，外加案卷封套或装具保管，个别需拆封重新整理的，应2人以上经手拆装整理，以分清责任。,7.0财务主管,档案管理员7.1 财务档案保管期满后，由财务主管和档案管理员提出销毁意见，编造“财务档案销毁清册”，呈报财务中心总经理批准后，报财务税部门备案；,7.1.1 财务档案销毁过程应派2人以上共同负责监销，并在销毁清册上签字；,7.1.2 保管期限已满但未了结的债权、债务的原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证均不得销毁，应抽出另行立卷，直至了结为止；,7.1.3 档案部门在档案销毁后，应及时调整档案柜架，并在相应的存放地点、检索工具中注明。,4.图例/表例/事例：,无。,5.附加信息:,5.1 财务档案的主要内容包括财务综合管理文件、会计凭证、会计帐簿、会计报告、其它重要资料等方面的文件材料，具体归档范围见附表。其分类如下： , 类目代号 类目名称 , MF01 综合管理类 , MF02 财务报告类 , MF03 会计帐簿类, MF04 会计凭证类 , MF99 其它资料类 ,5.1.1 财务档案应根据文件材料的性质类别，按年度分别进行整理立卷归档，编写“财务档案归档清册”,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。组方法及要求：,5.1.1.1 会计凭证一般按月组卷，将一个月的会计凭证按记账凭证。编号为序组卷，厚度以2cm为宜。装订要结实、整齐美观，在封口处加盖装订人姓名。正确填写凭证封面上和各项内容，归档时应编写档号（无档号内容的封面应加盖档案号章）； ,5.1.1.2 会计账簿一般按年度组卷；立卷归档时，应抽出空白帐页编号装订；各类帐簿封面应写明账簿名称，记帐单位、年代日期和有效的起止页号，账簿起用及交接表应填写完整、准确，各类印鉴要齐全，并正确填写帐户目录；档号标签贴在封面左下角；,5.1.1.3 会计报表和综合管理文件材料的立卷，按其内容、性质进行分类、编号、整理立卷；其它资料类按内容、性质分类编号后，填写卷内目录、备考表，并在封面上应写明清册名称、立卷单位、时间和起止页号；,5.1.2 各种财会档案装订时，均需去掉金属物，没有封面的财会档案应加牛皮纸封面，装盒保管的会计档案，每盒均应填写盒内目录（会计凭证填写盒套上内容）和备考表；立卷归档时，各项内容的填写须用碳素墨水，不得使用圆珠笔；,5.1.3 案卷档号包括年度号、分类号、案卷号，其编写格式为：年度号-分类号—案卷号，会计凭证类案卷号按月流水编号，其它类案卷号按年流水编号。,5.2 各类财务档案的最低保存年限：,类别档  案  名  称保管期限,MF01财务综合管理文件,MF02会计凭证,MF03总帐,各类明细帐,货币资金日记账25年,MF04月、季度财务报告,年度财务报告（决算）,MF99会计移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,银行余额调节表5年,银行对帐单5年,其它资料,6.相关文件:,无,7.附件:,7.1 财务档案调档审批表,7.2 财务档案查询登记簿,7.3 财务档案销毁清册,7.4 财务档案归档清册
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