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电子邮件管理办法

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  • 电子邮件管理办法-表格模板电子邮件管理办法,1.目的： ,1.1 为了加强电子邮件的安全管理，保障电子邮件的数据安全。,2.范围：,适用于集团内所有使用电子邮件的用户。,3.指导原则：,NO必要事项/流程简图担当人重点说明/计算公式,1.0邮件系统的管理1.1 使用垃圾邮件防火墙，设置邮件过滤策略，防止不满足策略的邮件进行收发；,1.2 根据邮件系统的处理能力，制定邮件用户的容量策略规定一般员工100M，经理级员工500M,副总以上1G。员工需要增大容量需要通过“邮件容量申请单”，对于邮件的附件大小最大不能超过20M；,1.3 电子邮件的用户分两种，一种是可以收发第三方邮件的帐户，一种只能收，不能发送到外面的用户；,1.4 电子邮件用户的使用方式：一种是可以使用lotus客户端的，可以在公司内部与外部使用ID，一种通过WEB方式登录；,1.5 电子邮件帐户的申请，需要填写“邮件帐户申请单”在OA系统实现；,1.6 每季度对所有的电子邮件用户进行一次审计，删除不必要的帐户，判断用户权限是否合理等，填写“邮件审计表”；,1.7 集团内部不能在邮件系统中群发，如果需要群发的信息可以在OA内通过公告或留言的方式处理；,1.8 所有外发的邮件必须强行抄送给指定的审核人；,1.9 邮件口令管理按照《账号、口令、权限管理指南》。,2.0电子邮件的备份及恢复2.1 邮件服务器中的电子邮件的备份根据《数据备份管理指南》的方法进行处理；,2.2 个人在邮件服务器中的邮件通过本地的归档方法保存到本地；集成到OA中的邮件，个人自己备份到OA个人目录中，保存期限为三年；,2.3 个人邮件丢失或误删除想通过服务器备份的数据进行恢复时需要填写“邮件恢复申请单”；,2.4 电子邮件备份记录只有在得到信息部批准后才能被使用或审查。任何人未经许可，不得查看、公开、编辑或透露用户的邮件内容。,3.0电子邮件使用规定3.1 电子邮件内容规定：,3.1.1 禁止利用电子邮件服务传输任何骚扰性的、中伤他人的、恐吓性的、庸俗、淫秽以及其他违反国家和本集团规定内容的信息资料；,3.1.2 禁止利用电子邮件服务发送与工作无关的邮件或垃圾邮件；,3.1.3 禁止利用电子邮件服务散布电脑病毒、木马程序、干扰网络上其他使用者或破坏网络系统的正常运行；,3.2 电子邮件操作安全规定,3.2.1 禁止以他人名义滥发邮件或盗用他人邮箱；,3.2.2 未经授权任何人不得以他人帐户口令进行登录，阅读他人邮件内容；,3.2.3 用户若发现系统安全漏洞情况，须立即通告信息部；,3.2.4 用户不要阅读和传播来历不明的邮件及附件，提高对于邮件病毒的防范意识，避免传递病毒邮件，具体措施遵循《计算机病毒管理指南》；,3.2.5 用户不得将本公司提供的电子邮件地址用于非工作目的(特别是以娱乐、购物、交友等为目的身份注册)；,3.2.6 对于不能对外发送邮件的用户，需要向外发送邮件时，可以通过“邮件外发申请单”进行申请，由专人进行发送。,4.图例/表例/事例：,无,5.附加信息:,无,6.相关文件:,6.1 账号、口令、权限管理指南,6.2 数据备份管理指南,6.3 计算机病毒管理指南,7.附件:,7.1 邮件容量申请单,7.2 邮件帐户申请单,7.3 邮件审计表,7.4 邮件外发申请单,, 邮件容量申请单,部 门申请人,目前容量希望容量,申请日期,申请原因,经理意见 , ,, 签 名 ：,, 年 月 日,信息部意见,,,, 签 名：,, 年 月 日,总经理意见,, 签 名：,, 年 月 日 ,,邮件帐户申请单 ,部 门申请人,工 号邮件地址,申请日期是否外发□ 内部 □ 外发,申请原因,经理意见 , ,, 签 名：,, 年 月 日,信息部意见,,, , 签 名：,, 年 月 日,总经理意见, , 签 名：,, 年 月 日 ,备注：,1 公司内部信息系统是经MINTH集团许可设立并为公司正常工作开展服务。,2 公司内部信息系统是为公司日常工作所需而设立，并且未经公司许可任何擅自将个人信息存放于公司系统中，公司并不对该信息负有管控的责任，一旦因此导致个人隐私等信息的泄露或被非法利用，公司不对此承担责任；未经公司许可不得在公司内部信息系统内传播与工作无关联的信息，公司内部信息系统所有信息遭受系统管理员的管控；即使与工作内容相关的信息在本系统发布时，仍请谨慎注意是否已遵循对该等信息的保密义务。 ,3 总部信息部享有这些系统的最终解释权。,,邮件审计表 ,姓 名邮件地址群组外发邮件容量是否正确,管理员部门经理,,邮件外发申请单,部 门申请人,收件人信箱收件人姓名※,收件人单位文件名称,文件目录文件大小,申请原因,经理意见, 签 名：,, 年 月 日,信息部意见,, 签 名：,, 年 月 日,总经理意见, 签 名：,, 年 月 日
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