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  • 会议管理办法-表格模板会议管理指南,1.目的： ,1.1 为实现管理体系目标，贯彻集团年度方针；建立上下执行连贯体系，促进集团上下各个层次在不同的岗位上都能统一思想、统一认识，并做到努力方向一致，相互密切配合；,1.2 提高会议效率。,2.范围：,集团所有会议均属之。,3.指导原则：,NO必要事项/流程简图担当人重点说明/计算公式,1.0会议分类1.1 例行会议：见4.图例/表例/事例中的‘会议一览表’；,1.2 专题会议：针对一个项目或一个主题而召开，由相关部门经理或(副)总经理主持，会议的主题、参加人员和召开时间等由主持人确定。,2.0会议通知2.1 除早会、QRQC会及中心的部门工作会以外，其它例行会议和专题会议均需由主持人或委托专人填写“会议通知单”或OA系统进行通知，通知各位需参加会议的人员；,2.2 需参加会议的人员在收到“会议通知单”或OA系统通知后，需了解会议事项，并在“会议通知单”上签名认可或在OA系统中进行回复，若不能参加会议，经会议主持人获准后，需指定一名熟悉情况的人代理参加会议；,2.3 若不能准时参加会议，需在开会之前请示会议主持人，说明原因和延迟的时间。,3.0会议准备3.1 主持人召开会议之前，要根据会议的主旨和议题，充分准备所需要的各种资料，必要时，制作幻灯片或其它声像资料；,3.2 参加会议人员根据会议通知的主旨，依据会议议题，准备自己的意见、发言提纲及相关资料；,3.3 会议联络人需根据会议要求，联系会议管理部门准备好会议室、投影仪、电脑等场所和设备，并在会前进行确认；,3.4 主持人应提前做好会议准备。,4.0会议召开4.1 与会人员应严格遵守会议的开始时间，主持人在会议开始时需对议题的要旨和会议事项做简洁的说明；,4.2 与会人员要针对会议的议题充分发表自己的意见，发言力求围绕主题、言简意赅、实事求是、大局为重，发言禁忌取用不正确的资料、人身攻击、抽象空洞；不可从头到尾沉默，也不可长篇大论； ,4.3 主持人注意控制会议气氛，引导会议发言，及时纠正不良现象；,4.4 针对会议议题，主持人要结合大家的意见做出总结性的发言，并形成会议决议，落实担当人和完成时间，以便追踪；在会上无法形成决议的议题，主持人在会后，将大家的意见向上级主管汇报，以形成决议。,5.0会议记录记录人5.1 主持人要指定专人进行记录，记录于“会议记录/报告书”上；,5.2 “会议记录/报告书”要条理清楚、字迹工整，记录与会人员的发言要点，重点记录会议决议；,5.3 会议结束时，与会人员要在“会议记录/报告书”上签名。,6.0决议追踪6.1 参加会议的人员，会后要依据会议决议落实有关工作，严禁开会时讲的头头是道，会后将会议决议搁置一边；,6.2 会议主持人要追踪会议决议的进度和效果，及时纠正偏差，对于执行不利的人员，要向上级主管汇报；,6.3 如果会议有连续性，则会议决议的执行情况，要在下次会议时进行检讨。,4.图例/表例/事例：,会议一览表,序号层级会议周期日期会议要点参加人员备注,1.0早会部门经理,班组长每日早操后1、前一日生产、品质相关及“5S”的状况,2、当日工作安排及信息沟通各部全体人员,各班全体人员,2.0早会每日早操后1、各部门当日工作汇报,2、部门工作协调,3、近期工作安排与确认,3.0QRQC会议生产部经理每日16：101、当日生产、品质、成本等状况的汇报与异常对策,2、相关事项的协调,4.0经理例会每月8日1、上月工作达成及当月工作计划汇报,2、财务分析说明及问题对策,5.0品质会议品保部经理第二周周一下午1、进料、制程、交货品质状况及市场索赔；顾客抱怨；,2、问题对策（重大问题需用五原则对策表）,3、改善达成情况,4、上次会议决议的落实情况等,6.0开发会议技术部经理每月25日至28日1、新产品信息及新产品开发进度汇报,2、新产品导入规划,3、开发信息交流,7.0技术中心新项目会议每月26日至27日新项目说明会及新产品开发项目节点完成状况汇报工厂(副)总经理、技术部经理、项目经理、项目工程师,8.0供、产、销协调会生管部经理每月月底1、当月生产达成与交付汇报,2、下月生产负荷汇报与调整,9.0半年度总结会半年6月份上半年度的总结及下半年度工作计划汇报,10.0年度总结会12月份年度的总结及下年度工作计划汇报,11.0部门工作会部门经理周每周五周工作的总结部门全体人员,12.0中心工作会每月第一周上月工作总结及当月工作计划汇报中心全体人员,13.0月度经营会议总裁每月16日至18日各中心工作汇报各中心总经理,14.0集团业务会议业务中心总经理12月底至1月初集团年度业务汇报总裁、中心总经理、工厂(副)总经理、工厂业务经理,15.0集团年度经营会议总裁12月底至1月初集团年度经营状况汇报总裁、中心总经理、工厂(副)总经理,5.附加信息:,无,6.相关文件:,无,7.附件:,7.1 会议通知单,7.2 会议记录/报告书,,会 议 通 知 单,会议主题：承办单位：,主持人：时间：地点：,准备工作： 囗会议室 囗投影仪 囗音响 囗电脑 囗白板、白板笔 囗其它：,联络人:,说明事项：,参 加 人 员 会 签：,核 准： 审 核： 经 办：, 注：准备工作由会议联络人协助会议管理部门完成，并经主持人确认；参加人员名单由主持人（或其指定人）填写，参加人员接此通知后在“参加人员”的右方对应的“签 名”处签名。,,会 议 记 录 报 告 书, 核准 审批报告者 / 作成者,(单位.职称.姓名),经营企划部 ***,主题.事由:, 时间:,**年 ** 月**日 ** 时 ** 分起,**年 ** 月**日 ** 时 ** 分止, 地点:, 概要:,副本印发,相关资料会办意见,合计,(注)1.本封面适用于各类报告及会议记录, 2.续页用附页,,会 议 记 录 报 告 书, 续页:,副本印发,合计,(注)1.本封面适用于各类报告及会议记录, 2.续页用附页
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